La Sociedad Tequendama ha alcanzado un hito significativo en su gestión documental con la conclusión exitosa del Plan de Mejoramiento Archivístico en colaboración con el Archivo General de la Nación (AGN). Este plan inició en 2017, después de la visita de vigilancia, donde se levantaron ocho hallazgos claves relacionados con los procesos de gestión documental, con el objetivo de salvaguardar la integridad y accesibilidad de la información vital para la sociedad.
Durante la visita, el AGN identificó riesgos potenciales de pérdida de información debido a condiciones deficientes en los depósitos de archivo, incluida la presencia de humedad y la falta de implementación del Sistema Integrado de Conservación. Estos hallazgos fueron el comienzo de un plan que se llevó a cabo durante siete años con esfuerzo y dedicación por parte de gestión documental.
La gestión documental en la empresa es sinónimo de salvaguardar el acceso a la información, por lo cual el incumplimiento de normatividad archivística puede tener repercusiones significativas en el acceso a la información, un derecho fundamental consagrado en la Constitución Política. La falta de organización y gestión adecuadas de los archivos puede obstaculizar la prestación de servicios eficientes a la comunidad, dificultar la toma de decisiones informadas y comprometer la integridad del patrimonio documental.
La Sociedad Tequendama demostró un compromiso firme con la mejora continua de su gestión documental a lo largo de estos años. A través de una serie de acciones concretas, que apalancaron el plan de mejoramiento como la contratación de personal especializado, la adquisición de equipos y estanterías adecuadas, y la implementación de capacitaciones, logrando así avances significativos en la organización de 9600 cajas de archivo y conservación de las mismas.
La inversión realizada en la adecuación de la bodega, la instalación de estanterías metálicas y sistemas contraincendios, así como el compromiso con la transformación tecnológica mediante la implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo, reflejan el enfoque integral de la Sociedad hacia una gestión documental eficiente y sostenible.
Permitiendo que en la reciente visita del AGN reflejara en su apreciación final el progreso tangible logrado por la Sociedad en la implementación del plan de mejoramiento, destacando un 97% de cumplimiento. Un avance significativo en la rectificación de las deficiencias identificadas, lo que llevó a la conclusión exitosa del plan y, lo que es aún más importante, evitó posibles sanciones o multas.
En miras a un futuro digital la Sociedad Tequendama ha adoptado una visión innovadora hacia la gestión documental con la implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo. Este paso hacia la digitalización no solo optimizará la eficiencia operativa, sino que también contribuirá a la preservación a largo plazo de la información crucial de la sociedad.
A partir del 1 de julio de 2024, la Sociedad dará inicio al proceso de documentación electrónica en compañía de su aliado Codaltec, marcando así un nuevo capítulo en su compromiso por la excelencia en la gestión documental y el acceso transparente a la información.
